Communicatie is essentieel in elk bedrijf. De meesten van ons zijn gewend om direct antwoord te krijgen, of het nu gaat om het schreeuwen boven een machine of het binnenlopen van het kantoor van een collega. Terwijl we thuis werken, moeten we creatiever zijn om dezelfde informatie te krijgen. Hoewel het anders is, is het niet slecht, vooral gezien de huidige technologie. We hoeven niet onze toevlucht te nemen tot onpersoonlijke e-mails; programma’s als Zoom, Teams, Google Meets en Skype geven direct toegang tot de mensen die het belangrijkst zijn voor uw bedrijf. Terwijl we door deze ongekende tijden blijven navigeren, moeten we positief en productief blijven. Met de juiste ondersteuning en creatieve tools kunnen we allemaal manieren vinden om gelukkig en succesvol te zijn en het beste uit onze ‘nieuwe norm’ te halen. Dus hoe verbetert u de communicatie zodat u u verbonden voelt met de mensen die u het meest nodig hebt?
Stel de parameters in terwijl u thuis werkt
We werden allemaal ineens in een afgelegen baan gegooid. Veel bedrijven hadden geen tijd om met een plan te komen. Als u nog steeds het gevoel hebt dat u achter uw eigen staart aanzit, bent u niet alleen. Terwijl we vanuit huis werken, moeten we parameters instellen. Het opstellen van een nieuw bedrijfshandboek of in ieder geval een beleidspagina zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Denk aan de bedrijfscultuur, de schema’s die u wilt dat medewerkers zich aanhouden, hoe u met de communicatie om wilt gaan en welke veiligheidsmaatregelen u aanbeveelt. Wilt u bijvoorbeeld dat uw medewerkers webcamcovers hebben of specifieke antivirussoftware gebruiken?
Vergeet de deadlines en verwachtingen niet. Zorg ervoor dat alles duidelijk is, zodat er geen misverstanden of miscommunicatie ontstaan. Het is gemakkelijk om een belangrijk stuk informatie te missen als u vanuit huis werkt en te maken heeft met afleidingen, maar alles op papier zetten maakt het concreter.
Verbale communicatie bevorderen
We kennen en houden allemaal van e-mailcommunicatie, maar soms lopen de gesprekken scheef. Het is gemakkelijk om negatief te lezen in e-mails, zelfs als de afzender het nooit zo bedoeld heeft. Door een gebrek aan gezichtsuitdrukkingen en sociale signalen kan informatie verkeerd worden geïnterpreteerd. Hoe vermijdt u het? Plan videogesprekken. We weten dat veel werknemers thuis een gezin hebben, wat achtergrondgeluiden en onderbrekingen betekent, maar met een zorgvuldige planning kunt u uw werknemers helpen het meeste uit hun tijd thuis te halen.
Plan specifieke tijden voor gesprekken in, of het nu gaat om ochtend check-ins, lunchtijd vergaderingen, of einde-dag gesprekken. U kent uw bedrijf en weet wat het het meest nodig heeft. Het maken van een schema, of het nu gaat om dagelijkse gesprekken, wekelijkse gesprekken, of een andere frequentie stelt medewerkers in staat om hun schema’s te maken die het plaatsen van hun familie rond de tijd dat ze met u vergaderen omvatten.
Onmiddellijke berichtgeving instellen
Niet alle communicatie heeft visuele aanwijzingen of face-to-face communicatie nodig. Instant messaging is geweldig voor snelle vragen of gewoon de kans om ‘hallo’ te zeggen. Medewerkers missen die verbinding met hun collega’s. Voor veel mensen zijn collega’s een verlengstuk van hun familie.
Instant messaging lost dat probleem op. Werknemers hoeven niet de tijd te nemen om een videogesprek te beantwoorden en iedereen in huis te kalmeren, maar kunnen toch die verbinding hebben. Snelle zinnen, emojis en sms-taal zijn allemaal acceptabel in instant messaging, waardoor werknemers wat verlichting krijgen van de ‘prim en proper’ videogesprekken waar ze professioneel moeten zijn en iedereen stil moet zijn. Geef werknemers een beetje tijd voor ontspanning en plezier en u zult waarschijnlijk de productiviteit zien stijgen.
Gebruik de Dagelijkse Activiteitenrapporten
Als u zorgvuldig moet volgen wat medewerkers dagelijks doen, overweeg dan het gebruik van dagelijkse activiteitenrapporten. U kunt ze eenvoudig online in de cloud implementeren. Dit zorgt voor een directe communicatie tussen u en uw medewerkers en houdt u op de hoogte van alles wat er dagelijks gebeurt alsof u op kantoor bent.
Gebruik van samenwerkingstools
Het kan moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat. Mondelinge communicatie helpt, maar soms moeten we dingen op schrift zien. Gebruik maken van de vele online product management tools helpt. Trello en Asana zijn twee populaire opties, maar er zijn ook veel andere programma’s. Zorg ervoor dat u een product kiest dat in de cloud werkt voor real-time updates en synchronisatie.
